Software für Projektmanagement
Mittlerweile gibt es viele Tools und Lösungen, die die Nutzer bei der Bewältigung von Projekten unterstützen. Die unterschiedlichen Angebote reichen von umfangreichen Sales-Services bis zu einfachen Diensten, die Termine, Projektmitglieder und Aufgaben verwalten. Die richtige Software für Projektmanagement zu finden ist aber nicht immer so einfach. Verschiedene Aspekte, die Funktionalität und Produktivität betreffen kommen dabei zum Tragen.
Die Planung und Durchführung von Projekten kann durch die Verwendung von speziellen Anwendungen unterstützt werden. Entsprechende Projektmanagement-Software wird immer häufiger in Unternehmen eingesetzt. Die Tools erleichtern den Informationsaustausch und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Wichtig ist, dass die Projekt-Teilnehmer mit verschiedenen Geräten sowohl im Büro als auch unterwegs mobil auf die Informationen zugreifen können. Hierfür ist der flexible Workplace die Voraussetzung, da dieser sich aus der jeweiligen Software und den entsprechenden Geräten für den Zugriff zusammen setzt.
Wichtige Aspekte der Projektmanagement-Software
- Anzahl von Projekten, Nutzern, Aufgaben
- Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche
- Anzahl und Bedienbarkeit unterschiedlicher Funktionen und Ansichten
Strukturierte Oberflächen zeichnen Tools aus
Damit sich die Projektmitglieder möglichst gut in der Anwendung zurecht finden, sollte die jeweilige Oberfläche sehr nutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet sein. Nicht nur bei neuen Nutzern wirkt sich die strukturierte Oberfläche positiv auf die Produktivität und insbesondere auf die schnelle Abarbeitung von Aufgaben aus. Eine zügige Zuordnung von Aufgaben zu den entsprechenden Mitgliedern kann bei einer klaren Aufteilung deutlich besser gelingen.
Kommunikation als Erfolgsfaktor im Projekt
Eine durchgängige Kommunikation im Projektteam stellt zweifelsfrei einen wesentlichen Faktor für das Thema Kollaboration dar. Einzelne Gruppen im Projektteam sollten stets über den Zustand der Arbeit anderer Bereiche informiert sein. Die Anbindung unterschiedlicher Kommunikationswege an die jeweilige Projektmanagement-Software spielt somit eine wichtige Rolle bei der Auswahl für das konkrete Projekt. Umfangreiche und komplexe Berechnungen lassen sich nur schwierig in Messaging-Systemen auf dem Smartphone darstellen. Damit aber genau diese Aspekte in den Teams gewährleistet sind, sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit jederzeit bewusst gemacht werden geeignete Systeme zu nutzen.
Kundenausrichtung ist bedeutend bei der Wahl einer Projektmanagement-Software
Das eine ständige Ausrichtung des eigenen Handelns an den Kundenbedürfnissen unabdingbar ist dürfte bereits bekannt sein. Insbesondere in der Projektarbeit werden die konkreten Tätigkeiten immer häufiger an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet. Da diese Kundenbedürfnisse sich in immer kürzeren Abständen ändern, sollten die Tools, die vom Projektteam genutzt werden, die Anpassungen möglichst flexibel gewährleisten. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Ziele der Customer Centricity verfolgen und erreichen. Eine besondere Rolle spielen dabei etwaige Schnittstellen zu CRM-Software. Über diese Schnittstellen kann das Kundenverhalten für die konkreten Aufgaben im Projekt Berücksichtigung finden.
In der Cloud kann die Projekt-Software ideal vom Projektteam genutzt werden
Insbesondere die Möglichkeiten, die sich durch den Betrieb der Project-Management-Tools in der Cloud ergeben, sorgen für eine verbesserte Zusammenarbeit der Team-Mitglieder. Die Projektteams arbeiten auf diese Weise auf einer Plattform und daher jeweils mit der aktuellsten Version. Status und Arbeitsergebnisse befinden sich auf dem aktuellsten Stand. Diese Informationen sind für die Mitarbeiter über die Software zugänglich.
Die einzelnen Teammitglieder haben die Möglichkeit mit Hilfe der Tools die Funktionen von anderen Mitgliedern einzusehen. Dadurch ergeben sich umfangreiche Vorteile hinsichtlich Informationsfluss und Effektivität in der Zusammenarbeit, da auf einfache Weise deutlich wird welcher Ansprechpartner kontaktiert werden muss. Im Tool selber werden im Rahmen des Projektes einzelne Aufgaben eingestellt und geführt, die ebenfalls einzelnen Mitarbeiter zugerechnet werden können. Die Abarbeitung von Aufgaben kann vom Projektmanagement somit falls gewünscht eingesehen werden.