Kollaboration

In agilen Projektteams kommt dem Thema Kollaboration eine besondere Bedeutung zu. Die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter eines Unternehmens oder Teams wird immer öfter zum entscheidenden Faktor im Wettbewerb. Eine Vielzahl an Tools stehen am Markt für die Teams zur Verfügung um die Mitarbeit des Einzelnen möglichst effizient zu gestalten. Auf diesem Wege kann die Beherrschung entsprechender Kollaborations-Software sogar zu einer Erfolgs-Voraussetzung für Teammitglieder werden.

In verschiedenen Projekt-Teams und Abteilungen findet der informelle Austausch zwischen den Mitarbeitern in einer neuen Art statt. Anwendungen im Bereich Unified Communication and Collaboration (UCC) verbinden die einzelnen Kommunikationswege in praktisch einer Lösung.

Flexible Administration durch Cloud-Systeme

Die wirtschaftliche Skalierbarkeit von Cloud-Systemen spielt auch bei UCC die entscheidende Rolle. Neue Mitarbeiter oder deren neue Geräte und Internetzugänge können dem Dienst flexibel hinzugefügt werden. Entsprechend der Rolle im Team erhält der Mitarbeiter die verschiedenen Berechtigungen und Pflichten in der Software.

Immer und überall: UCC ist stets dabei

In der ortsunabhängigen Nutzbarkeit der UCC-Lösungen liegt deren Beliebtheit begründet. Immer wenn ein Internetzugang verfügbar ist, ergibt sich die Möglichkeit sich mit den anderen Team- oder Projektmitgliedern auszutauschen oder an gemeinsamen Aufgaben zu arbeiten..

Insbesondere in virtuellen Teams kommt UCC eine besondere Bedeutung zu. Entsprechend sollte der Einsatz von UCC durch die Geschäftsleitung gefördert werden. In diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuweisen, dass Führungskräfte natürlich ebenfalls die Möglichkeiten neuer Technologien und Kommunikationswege nutzen sollten.

Der mobile Faktor von Unified Communication and Collaboration

Nicht nur beim Breitbandzugang zeigen sich die einzelnen Vorteile der UCC-Lösungen. Über weite Entfernungen hinweg können Mitarbeiter an umfangreichen Präsentationen oder daten-intensiven Berechnungen arbeiten. Die volle Kraft entwickelt UCC aber erst durch umfängliche Verfügbarkeit von mobilem Internet. Immer und überall können die Mitarbeiter miteinander in Verbindung treten und sich austauschen.

Welche Kommunikations-Lösungen nutzen die eigenen Anwender?

Etliche Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen neben der vorgeschriebenen und offiziell eingekauften Software weitere Tools und Anwendungen. Durch intensive interne Erhebungen und Betrachtungen können Firmen somit den Bedarf an weiterer Software erkennen. Insbesondere durch die Berücksichtigung verschiedener Provider und deren Cloudsysteme können die Firmen die gewünschte Multi-Cloud-Software einkaufen und fortlaufend über das Netz beziehen.

Besonders bedeutend sind neben Project-Management-Software die IT-Lösungen, die ein schnelles Agieren in den Absatzmärkten ermöglichen. Marketing-Automatisierung und Commerce-Lösungen können hier insbesondere genannt werden.

Eine Vielzahl von Unternehmen hat bereits die Vorteile der CRM-Systeme erkannt und nutzt diese eingehend. Die Verwaltung von Kontakten und Kunden wird mit diesen Anwendungen deutlich erleichtert und effizienter. Die Planung und Umsetzung von Aktionen und Maßnahmen fällt so leicht. Auf der Suche nach Collaboration Solutions werden Unternehmen in den Cloud-Systemen der einzelnen Provider fündig. Die Lösungen bieten auch regional verteilten Teams die Möglichkeit zur Zusammenarbeit.

Mit UCC-Software zur Kollaboration

Tools und Anwendungen für das Netzwerken von Teams und Abteilungen in Unternehmen gibt es mittlerweile in ausreichender Zahl. Die entsprechende UCC-Software (Unified Communication & Collaboration) ist in den Firmen weit verbreitet. Die Mitarbeiter nutzen die Anwendungen in vielfältigen Ausprägungen indem die Teams sich darüber vernetzen.

Einfache Handhabung der Anwendungen als Erfolgskriterium

Eine Vielzahl an Tools stehen am Markt für die Teams zur Verfügung um die Mitarbeit des Einzelnen möglichst effizient zu gestalten. Auf diesem Wege kann die Beherrschung entsprechender Kollaborations-Software sogar zu einer Erfolgs-Voraussetzung für die einzelnen Teammitglieder werden. Entsprechend wichtig ist die einfache und barrierefreie Bedienung der Lösungen. Diese müssen somit bei internationalen Teams in den verschiedenen Landessprachen verfügbar sein und auf die genutzten Endgeräte und verfügbaren Bandbreiten vor Ort abgestimmt sein.

Wie können Teams besser netzwerken?

Neben den persönlichen Voraussetzungen, die bei den Team-Mitgliedern gegeben sein müssen benötigen diese auch entsprechende Hilfsmittel für das Netzwerken im Unternehmen. Neben der Ausstattung mit Endgeräten und Internetzugängen sind dabei die entsprechenden UCC-Tools von Bedeutung. Diese stellt die Unternehmensleitung allen Team-Mitgliedern in den notwendigen Ausführungen und Landessprachen zur Verfügung. Somit stellt die IT sicher, dass die Nutzer identische Systeme gebrauchen. Die jeweiligen  IT-Cloud-Lösungen stellen die Speicherung und Verfügbarkeit sicher.

Die Implementierung der  möglichst bedienungsfreundlichen Kollaborations-Lösung stellt die Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit der Teams dar. In der Realität gibt es jedoch oftmals auch Berührungsängste bei den Mitarbeitern bezüglich neuer und umfangreicher Anwendungen im Unternehmen. Dies kann sogar soweit gehen, dass die Möglichkeiten der Tools kaum oder gar nicht genutzt werden. Schulungen und Hilfsmittel bieten dabei weitreichende Unterstützung und Impulse für die tatsächliche Nutzung. Diese Möglichkeiten werden oftmals von den Providern oder Anbietern der Lösungen erbracht um Funktionalitäten wie VoIP, Videoconferencing und mobile Messaging im Unternehmen zu etablieren.

Die Cloud bietet dabei Zugang zu Tools, die besonders für Teams geeignet sein können, deren Team-Mitglieder weit auseinander sitzen. Virtuelle Systeme übernehmen bei der Gestaltung der Workplaces der Projekt-Mitarbeiter und dem Zugang zu Diensten und Inhalten wichtige Aufgaben.

Mit Informations-Austausch zu mehr Kollaboration

Mit den geeigneten Collaboration-Solutions steht dem permanenten und zielgerichteten Austausch der Mitarbeiter eigentlich nichts mehr im Wege. Die Nutzer können daher Präsentationen oder Auswertungen im Cloud-System speichern. Eine Benachrichtigung bezüglich der Aktualisierung von Daten beziehungsweise der Bereitstellung neuer Informationen versendet das System automatisch an die Team-Mitglieder. Somit sind diese immer auf dem neuesten Stand.

Networking in Projektteams

Insbesondere bei umfassenden Projekten mit regional verteilten Projekt-Mitgliedern und zahlenmäßig umfangreichen Teams stoßen einfache Messaging-Systeme oftmals an ihre Grenzen. In dieser Situation stellt eine spezielle Software für das Projektmanagement die geeignete Wahl des erfolgsorientierten Austausches dar.

Die Kollaboration wird bereits heute in den Unternehmen als sehr bedeutende Notwendigkeit begriffen. Diese gilt es somit es unbedingt zu fördern. Dabei können insbesondere Collaboration-Solutions helfen, die im Unternehmen bereits etabliert sind.

Neben den geeigneten UCC-Lösungen gibt es eine weitere Voraussetzung, die immer mehr in den Blickpunkt hinsichtlich eines strukturierten Netzwerkens in den Unternehmen rückt. Die Strukturen im Network Management müssen die Grundlage für den reibungslosen Betrieb der Anwendungen zur Verfügung stellen. Die Netz-Anbindung von Außenstellen, Niederlassungen und Filialen müssen für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden modern ausgerichtet sein. Insbesondere moderne mobile 5G-Campusnetzwerke oder hoch innovativer Network-Slices können Unternehmen bei der optimierten Zusammenarbeit unterstützen.